スマートボードで高効率会議

会議の際には、議事録の作成を行います。議事録は会議の内容を記録しておくための大切なものとなるのですが、作成はとても難しいものです。議事録作成に苦労している企業も、多くあるのではないでしょうか。議事録作成が難しい理由には、どういったことがあるのでしょう。

専門用語や議題内容の理解

会議では、様々な専門用語が飛び交います。その専門用語を理解していないと何が重要なのか判断することができませんし、内容をまとめることも難しくなります。また、なぜこの議題になっているのか背景が分からず、ただ会議に参加をしているだけでは会議の内容を把握することはできません。内容がまとまっていない議事録は意味のないものとなってしまうので、専門用語や会議が行われるまでの背景を議事録作成前に把握しておく必要があります。

正確さと分かりやすさ

ビジネスに用いられる文書は、正しく、分かりやすいものでなければいけません。議事録というのは、読む人にとって解釈が正確であること、短い時間で会議内容を把握することができるということが大切になるのです。そのため、正確で分かりやすい議事録を作成するためにはメモの取り方にも注意をする必要があります。

このメモもしっかりと自分で理解できるものでなければ、まとめることは難しいのです。メモをするときには走り書きで字が読めなかったり、略語で意味が分からないということも多々あります。そういった中途半端なメモにならないように、注意しましょう。